Berbagi Cerita: Rekrutmen BPS Pertamina (bagian 1)

Sekitar bulan Februari 2014 saya mendapat informasi dari beberapa rekan tentang adanya lowongan di salah satu BUMN impian saya: Pertamina. Sangat mudah mendengar kabar tentang rekrutmen apalagi sekarang semakin dimanja dengan adanya group WhatsApp, sharing via Line, BBM, FB, twitter, dll. Seketika saya sudah mendapati salah satu tab pada browser firefox saya telah ada di halaman recruitment.pertamina.com.

Pada posting ini, saya tidak memiliki tendensi negatif apa pun, hanya ingin sekedar berbagi cerita dan pengalaman mengenai seluruh proses dari awal hingga akhir rekrutmen program BPS Pertamina yang memang saya jalani dari rentang Maret hingga Juli 2014. Mengingat beberapa hari lalu banyak yang bertanya secara personal melalui pesan pribadi, maka saya akan kupas tuntas pada tulisan ini, sehingga kelak jika ada pertanyaan serupa saya bisa dengan mudah menjawab "sudah saya tulis di blog, ini link-nya..." :)

Proses Seleksi

Secara umum proses rekrutmen BPS Pertamina tidak berbeda jauh dengan proses rekrutmen karyawan baru di perusahaan lainnya, khususnya untuk program Management Trainee, Management Development Program, atau yang serupa. Namun sebagian besar orang yang mengetahui ketika saya apply untuk lowongan ini, selalu memberi saran "Sing sabar yooo. Prosesnya lama, panjang, dan bikin galau.." karena memang kenyataannya begitu. :)

Seperti biasa, proses rekrutmen selalu diawali dengan seleksi administrasi. Setelah berkas kita diterima secara on line, panggilan untuk melakukan Psikotes akan datang dalam rentang 3-4 minggu kemudian (dihitung dari hari terakhir pendaftaran). Jika lolos, maka peserta akan diuji kemampuan berbahasa Inggrisnya melalui tes TOEIC. Jika masih berlanjut, interview HR-user (panel) akan dilakukan sebulan kemudian. Kemudian Medical Check-up dan tes kebugaran menjadi tahapan selanjutnya sebelum peserta dipanggil untuk mengikuti interview with Top Management.

Satu lagi, perlu diingat bahwa pada setiap tahapan seleksinya kita tidak dikenakan biaya ataupun digantikan biaya akomodasi dan transportasinya, sekalipun tesnya dilakukan di luar kota tempat tinggal kita. Selain itu, pada setiap tahapannya juga berlaku sistem gugur. Tidak ada perpanjangan waktu ataupun adu tendangan penalty... :)

Seleksi Administrasi

Seperti pada umumnya, seleksi administrasi ini dilakukan di awal melalui website resmi Pertamina dengan kriteria-kriteria tertentu yang secara lengkap bisa Anda dapatkan di sana. Secara umum posisi BPS diperuntukkan bagi lulusan S1 (dengan spesifikasi jurusan tertentu), IPK minimal 3.00, usia tidak lebih dari 27 tahun (pada tanggal patokan yang ditentukan), sehat jasmani rohani, memiliki leadership dan pengalaman organisasi, dll.

Pendaftaran dan submit berkas dilakukan secara on line. Sekedar saran, persiapkan seluruh berkas pada saat pendaftaran on line ini secara lengkap karena nantinya, saat Psikotes, copy dari berkas-berkas aslinya akan diminta. Memang pada saat submit berkas on line ada beberapa yang mandatory ada juga yang boleh disusulkan, tetapi tidak ada salahnya kalau kita telah beres sedari awal bukan? :)

Ada pengalaman unik yang saya jalani di proses ini. TOEFL, Surat Keterangan Bebas Napza, dan SKCK saya telah lama kadaluarsa, maka saya harus mencari waktu untuk mengurus ketiganya dengan kondisi saya sedang bekerja di salah satu perusahaan di Jakarta. Memang, TOEFL bisa diurus di lembaga kursus Bahasa Inggris di kota manapun dan Surat Bebas Napza juga bisa dibuat di rumah sakit pemerintah manapun. Akan tetapi SKCK harus saya urus di kota tinggal saya sesuai KTP: Tulungagung. Saat itu saya berinisiatif menghubungi contact Pertamina di 500 000, karena masih susah nyambung ke nomor tersebut, maka saya kirim email ke pcc@pertamina.com dengan harapan penjelasan saya bisa membuat saya mendapat keringanan agar ketiga berkas ini bisa saya susulkan.

Tim HRD Pertamina meresponnya dengan sangat baik dan ramah. Ketiga berkas tersebut boleh disusulkan jika saya lolos di tahapan-tahapan selanjutnya dan maksimal adalah pada saat yudisium akhir nanti, jika masih belum sesuai ketentutan maka akan langsung digugurkan status kepesertaan saya. Namun mereka tetap meminta agar dokumen-dokumen yang kadaluarsa tersebut tetap di-upload terlebih dahulu sebelum nanti saya serahkan dokumen update-nya.

Oke, satu masalah clear. Maka saya bergegas login dan mengisi seluruh data melalui website rekrutmen tadi. Semua berjalan lancar hingga pada proses upload foto. Sialnya saya gagal melakukan upload dokumen-dokumen mandatory seperti ijasah, transkrip, CV, dll. Saya pikir masalah ada pada jaringan modem saya. Selama beberapa hari saya coba semua cara baik melalui modem provider lain, wi-fi kantor, wi-fi sevel, bahkan thetering menggunakan smartphone. Merasa telah berusaha keras, saya coba seluruh browser yang telah ter-install di laptop saya, Chrome, Firefox, hingga Internet Explorer. Hasilnya masih sama: UPLOAD FAILED!

Saya makin panik. Penutupan pendaftaran yang tinggal dua hari membuat denyut jantung makin kencang. Diantara seluruh kepanikan, saya beranikan diri untuk kembali menghubungi pihak Pertamina melalui email untuk memberitahukan hal ini dengan harapan mereka mau memperbaiki server dan fitur upload file di website tersebut sembari meminta solusi. Saya menjelaskan dengan detail seluruh kendala yang saya alami disertai dengan screenshot proses saya meng-upload hingga muncul keterangan failed. Pada titik ini saya menyadari bahwa perjuangan untuk meraih satu tempat di BPS Pertamina baru saja dimulai, bahkan semenjak melakukan registrasi on line.

Email yang saya kirim malam hari, dibalas dengan santun di hari berikutnya. Mereka menyarankan agar saya bersabar dan melakukan pengecekan ulang jaringan internet saya lalu kemudian melakukan upload ulang. Di akhir email jawaban tersebut, mereka menutup kalimat penjelasan tersebut dengan sesuatu yang saya harap menjadi solusi terbaik dan pamungkas dari segala kesulitan dan kegundahan ini (okey, mulai lebay hehehe), yakni "jika masih mengalami kendala silakan dicoba menggunakan browser Internet Explorer ver. 8"

Allahu akbar!

Setelah saya download dan install IE ver 8 sesuai saran di email tersebut, proses upload file berjalan lancar. Bahkan sangat cepat. Kelak jika saya memang diterima di Pertamina, saya ingin mengucapkan terima kasih secara langsung kepada admin email contact tersebut :)

Di posting selanjutnya akan saya bahas untuk tahapan Psikotes, TOEIC, dan Interview.

Boleh ditunggu :)

*UPDATE: Terima kasih luar biasa atas perhatian dan kesediaan waktu teman-teman yang membaca tulisan ini. Mengingat banyaknya pesan via email, message IG, maupun comment di blog ini, maka dirasa perlu untuk menyampaikan ini kembali kepada teman-teman sekalian.....

1. Bisa jadi skema seleksi secara umum berikut langkah-langkah rekrutasinya mungkin berbeda dengan yang saya alami dulu, maka perlu saya tegaskan bahwa di tulisan ini yang saya ceritakan adalah proses rekrutmen yang saya jalani pada saat seleksi BPS 2014. Akan sangat terbuka peluang untuk terjadi perubahan dari HR Pertamina selaku pemegang otoritas proses rekrutmen dan bisa jadi saya pun tidak lagi update atas perkembangannya. Jadi mohon dimaklumi jika ada pertanyaan-pertanyaan teknis yang saya tidak dapat jawab :)

2. Di proses seleksi BPS 2014, seperti yang sudah saya jelaskan dengan detail pada tulisan ini, saat itu saya juga mengalami kendala dalam hal upload berkas maupun update data via sistem. Solusi yang diberikan oleh Pertamina (melalui komunikasi pada email resminya) adalah dengan menggunakan browser Internet Explorer versi terbaru (pada saat itu, mereka menyarankan agar minimal menggunakan versi 8). Lalu mungkin akan timbul pertanyaan kembali semacam "saya sudah pakai versi 8 tapi masih susah, padahal jaringan dan sinyal saya baik-baik saja, gimana solusinya?" Nah untuk pertanyaan yang sangat teknis seperti ini, dengan segala kerendahan hati saya mohon maaf tidak dapat memberikan jawaban pasti dan memuaskan karena mungkin saja teman-teman HR Pertamina telah melakukan perbaikan dari sisi ini. Maka tidak bosan-bosannya saya sampaikan agar teman-teman menanyakan hal tersebut langsung melalui kontak resmi Pertamina di nomor telepon 500 000 atau email pcc@pertamina.com.

3. Beberapa pembaca blog ini juga ada yang menanyakan perihal detail seperti "mas kalau TOEFL-ku belum cukup gimana ya?" atau "kalau SKCK belum ada gimana?" atau "umurku pas banget 27 tahun, tapi lebih 5 hari gimana ya mas?". Pertama sekali saya sampaikan dengan hormat dan tanpa bermaksud menyinggung, cobalah teman-teman sekalian ada di posisi tim rekrutmen yang menyeleksi, kira-kira jika teman-teman sekalian sebagai selector mengetahui ada calon peserta yang belum dapat memenuhi requirement dasar tersebut, apa yang akan teman-teman lakukan? :)
Jika masalahnya "hanya" masa berlaku dari surat-surat seperti SKCK, surat keterangan bebas napza, surat keterangan kesehatan, atau TOEFL telah lewat atau expired, saran saya sih silakan saja tetap upload/lampirkan berkasnya sambil teman-teman urus proses pembaruannya untuk kemudian disusulkan manakala dipanggil pada kesempatan seleksi lanjutan.

--Sebagai contoh, waktu itu TOEFL, Surat Bebas Napza, SKCK saya telah habis masa berlakunya, namun tetap saya upload sambil paralel saya urus surat yang baru. Karena sebelumnya saya telah ada komunikasi dengan pihak HR melalui email dan mereka memperbolehkan agar melakukan hal tersebut, asalkan pada saat Psikotes nanti saya serahkan berkas terbarunya kepada Tim HR dan bersedia digugurkan kepesertaannya jika saya tidak dapat memenuhi target tersebut--

4. Ini yang terpenting. Blog ini saya tulis berdasarkan pengalaman pribadi sebagai peserta seleksi. Maka kacamata yang saya gunakan adalah dari sisi calon peserta pendidikan BPS, bukan dari sisi panitia rekrutmen. Terlebih lagi, sejak lulus pendidikan hingga detik ini saya ditempatkan di bagian operasional, bukan di HR. Sehingga mohon dimaklumi jika pertanyaan-pertanyaan teman-teman sekalian tidak dapat saya jawab dengan baik karena keterbatasan pengetahuan dan otorisasi saya perihal ini.

5. Terakhir. Semoga sukses untuk teman-teman yang sedang dan telah mengikuti proses ini. Semoga selalu dimudahkan dan pantang menyerah :)